Tuesday, September 20, 2016

Peranan CBIS Dalam Sebuah Organisasi atau Perusahaan

BAB I

Teori Computer Based Information System

Sistem Informasi berbasis komputer itu sendiri mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. (Teguh, 2004)

Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. (yulid, 2011)

Menurut Teguh (2004) computer Based information system (CBIS) atau dalam bahasa indonesianya disebut juga dengan Sistem Informasi Berbasis komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.

Jadi sistem informasi berbasis computer yaitu sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang sangat kompleks dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.

Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS pada bagaian ini yaitu : data informasi, sistem, sistem informasi, dan basis computer sebgai kuncinya.

1) Data

Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan kenyataan yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

2) Informasi

Informasi yaitu sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan. Dari kategorinya informasi dikelompokan menjadi 3 yaitu : informasi strategis, informasi taktis, dan informasi teknis.

3) Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar sub sistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat, dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkan. Dan disebut juga sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

4) Berbasis computer

Sistem informasi “berbasis computer” mengandung arti bahwa computer memainkan peran penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah sistem informasi tidak harus menggunakan computer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya computer. Sistem informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Maanfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian adalah :

a) Penghematan waktu (time saving)

b) Penghematan biaya (cost saving)

c) Peningkatan efektivitas (effectiveness)

d) Pengembangan teknologi (technology development)

e) Pengembangan personel akuntansi (accounting staff development)

Pengelolaan CBIS

Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari :

Tahap Perencanaan,

Tahap Analisis,

Tahap Rancangan,

Tahap Penerapan,

Tahap Penggunaan.

Subsistem Pengembangan Sistem Informasi

Menurut umar (2005) Pengolahan data perusahan diaplikasikan oleh AIS (Accounting Information Syistem) atau ada yang mengistilahkan dengan TPS (Transaction Informasi system) dan pengolah ini dapat diolah lagi dengan aplikasi MIS (management Informasi Syistem) yang hasilnya digunakan oleh manager secara umum karena untuk pengambilan keputusan suatu masalah tertentu polanya semi terstruktur, informasi dari MIS dapat digunakan oleh aplikasi DSS (decision Support Syistem) untuk membantu manajer dalam hal pengambilan keputusan. Pada DSS berkembang, berkembanglah OA (Office Autimation) yang memudahkan komunikasi meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalu pengguna alat – alat elektronik. Saat ini sedang berlangsung perkembangan computer untuk dapat menerapkan AI (Artificial Intelligence) atau kecerdasan buatan.

Subsistem pengembangan sistem informasi terbagi 5 bagian yaitu :

1) Sistem Informasi Akuntansi

Subsistem yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan perusahaan menjadi jauh lebih mudah dan sederhana dengan penggunaan sistem komputer. Saat tindakan berlangsung dan transaksi terjadi, data dimasukkan ke dalam basis data. Salah satunya adalah ketika data akuntansi ini masuk ke dalam pusat pengumpulan data yang dilakukan oleh pekerja dan pengawas kendali kualitas saat produksi berlangsung.

2) Sistem Informasi Manajemen

SIM bertanggung jawab dalam menyediakan informasi untuk seluruh manajer perusahaan dalam bentuk laporan berkala, laporan khusus, dan keluaran bentuk matematika. Para manajer di semua wilayah fungsi dapat menerima keluaran ini, yang sebagian besar dihasilkan dari gabungan data SIA yang ada. Contoh laporan yang dimaksud adalah manajer kendali kualitas dapat menerima laporan bulanan yang menunjukan tingkat penolakan untuk masing-masing tahap dalam proses di pabrik.

3) Sistem Pendukung Keputusan

Sistem ini memungkinkan pembuatan keluaran (out put) untuk masalah khusus yang berkenaan dengan kualitas. Penerapan SPK yang berbasis sistem komputer ini dapat dilihat dari beberapa kegiatan seperti; seorang pengawas kualitas produksi perusahaan yang dapat memperbaiki basis data untuk tampilan biaya perbaikan produk yang disebabkan pengembalian dari pelanggan, manajer pabrik dapat menggunakan lembaran elektronik untuk meniru pengaruh bonus kualitas pada biaya produksi.

4) Sistem Otomatisasi Perkantoran

SOP menyediakan prasarana telekomunikasi untuk orang-orang di dalam perusahaan dan memampukan mereka untuk berkomunikasi di lingkungan internal dengan para penyalur serta para pelanggan di lingkungan perusahaan. Komunikasi ini membuat kelompok penanggung jawab kualitas, seperti komite dan kelompok proyek, untuk menyelaraskan upaya kemampuan telekomunikasi tersebut. Pengolahan kata (word processing), Email, surat suara (voice mail), dan pemindahan facsimile dapat memenuhi dan menunjang pelaksanaan subsistem ini dengan baik.

5) Sistem Ahli

Perusahaan dapat menggunakan kecerdasan buatan (artificial intelligent) untuk meraih suatu pengetahuan dan menjadi ahli dalam pengetahuan tersebut serta untuk lebih mencakapkan para pegawai pada bentuk sistem informasi. Fungsi sistem ahli dinamakan sebagai konsultan, dan kegiatannya disebut konsultasi. Tingkatan operasional perusahaan merupakan tempat sistem ahli yang paling tinggi nilai efektivitasnya. Sistem ini dapat menampilkan kebutuhan basis data atau penggunaan di bidang lainnya secara lebih cepat. Salah satu sistem ahli pertama adalah buatan perusahaan General Electric (GE) dari Amerika Serikat untuk mendapatkan transfer pengetahuan dari ahli perbaikan lokomotif yang lama dan mendekati masa pensiun.

Dengan berkembangnya CBIS, dapat merencanakan merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat didalamnya. Karena CBIS identik dengan organisme hidup yakni lahir, tumbuh, matang, berfungsi dan mati. Manfaat dan kendala yang dapat diantisipasi dari E-Commerce. Karena dimana ada manfaat yang diciptakan pasti ada juga kendala-kendala yang akan dihadapi. manfaat,model sendiri itu sangat begitu berpengaruh terhadap suatu perusahaan atau sistem yang digunakan.

BAB II

Peran CBIS

Dalam materi ini tentang evolusi perkembangan teknologi informasi yang ada secara signifikan mempengaruhi persaingan antara perusahaan-perusahaan di dunia, khususnya yang bergerak di bidang jasa. Perkembangan teknologi komputer yang sedemikian pesat, dan didukung oleh teori-teori baru mengenai manajemen perusahaan modern. Ahli-ahli manajemen dan organisasi seperti Peter Drucker, Michael Hammer, Porter, sangat mewarnai pandangan manajemen terhadap teknologi informasi di era modern.

A. Perkembangan Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS)

Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan tersebut yaitu :

a. Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)

Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).

b. Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)

Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.

c. Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)

Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.

d. Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)

OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).

e. Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)

Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem).

Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS pada bagaian ini yaitu :

1. Data

Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan kenyataan yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

2. Informasi

3. Sistem Informasi

4. Berbasis computer

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Output informasi dari computer digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Perusahaan adalah suatu system yang bersifat fisik namun dikelola dengan menggunakan suatu system konseptual, system konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data menjadi informasi sumber daya fisik. Aplikasi computer utama yang pertama adalah pengolahan data akuntansi, aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain , yaitu; Sistem Informasi Manajemen, Sistem Pendukung keputusan, Kantor Virtual, dan system berbasis pengetahuan. Kelima aplikasi ini membentuk Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System), atau CBIS. Menimbang Nilai CBIS Tanpa memandang apakah spesialis informasi atau pemakai yang mengembangkan aplikasi, CBIS harus dinilai dengan cara yang sama seperti investasi besar lain dalam perusahaan. Menimbang nilai CBIS dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif, adalah kunci dalam langkah mencapai sumber daya yang berharga.

Tipe-tipe system informasi CBIS biasanya dibedakan menjadi beberapa tipe aplikasi , yaitu :

a. Transaction processing system (TPS)

b. Management information system (MIS)

c. Decision support system (DSS)

d. Expert system and artificial intelligence (ES,AI)

Stair (1992) menjelaskan bahwa system informasi berbasis computer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut :

a. Perangkat keras

Yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, dan keluaran data.

b. Perangkat lunak

Yaitu program dan intruksi yng diberikan ke computer.

c. Database

Yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingg mudah diakses ke pengguna system informasi.

d. Telekomunikasi

Yaitu komunikasi yang menghubungkan antar pengguna system engan system computer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif.

e. Manusia

Yaitu personil dari system informasi, meliputi Manager, analisis, Progamer, dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan system.

Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain:

a. Data

Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data adalah fakta yang jelas lingkup, tempat, dan waktunya.

Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

b. Informasi

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

c. Sistem

Sistem adalah kumpulan dari beberapa elemen yang saling berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu. Elemen-elemen yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output).

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal yaitu :

a. Relevan (Relevancy)

b. Akurat (Accurancy)

c. Tepat waktu (Time liness)

d. Ekonomis (Economy)

e. Efisien (Efficiency)

f. Ketersediaan (Availability)

g. Dapat dipercaya (Reliability)

h. Konsisten

i. Berbasis Komputer

Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

BAB III

Pembahasan

Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.

Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

Berbasis Komputer Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Era Globalisasi dan Tingginya Tingkat Kompetisi

Beberapa strategi yang dapat dilakukan setiap perusahaan untuk dapat
memenangkan kompetisi yang dilakukan di era yang penuh gejolak ini.

1. Penguasaan teknologi untuk menghasilkan produk barang maupun jasa.

2. Peningkatan kualitas sumber daya manusia.

3. Marketplace yang tepat.

4. Terbentuknya sistem informasi yang akurat untuk membantu setiap pengambilan keputusan.

Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sub sistem dari CBIS adalah :

1. Sistem Informasi Akuntansi.

2. Sistem Informasi Manajemen.

3. Sistem Pendukung Keputusan.

4. Automasi Kantor (Virtual Office).

5. Sistem Pakar.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.

Tugas utama sistem informasi ini adalah:
• Pengumpulan data.

• Manipulasi data.

• Penyimpanan data.

• Menyediakan dokumen.

Pengumpulan Data

Setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi Data

Adalah tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi data meliputi:

• Classification, identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap catatan transaksi.

• Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya.

• Calculating, operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada eleem data.

• Summarizing, penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain.

Penyimpanan Data

Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.

Menyediaan Dokumen

SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu:

• Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.

• Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.

Karakteristik SIA

• Melaksanakan tugas yang diperlukan.

• Berpegang pada prosedur yang relatif standar.

• Menangani data yang rinci.

• Berfokus pada historis.

• Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.

Peran SIA Dalam CBIS

• SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
• SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit dibawahnya,
Sumber daya SIM Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah. Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.

SIM dan SIA

SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.

SIM & EntIS

SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS)
Software Pembuat Laporan

Software pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan seperti ini disebut dengan Management by exception.
Management by exception dapat dimasukan kedalam laporan dalam empat cara yaitu.

· Laporan jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh berikut, data yang ditampilkan hanya untuk data lembur saja.

· Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu pengecualian. Laporan berikut memperlihatkan komoditas mana yang memiliki nilai penjualan terbesar sampai terkecil.

· Laporan berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian. Laporan dirancang sehingga manajer dapat mencari perkekecualian pada area tertentu, misalnya jika dia ingin melihat piutang yang berumur lebih dari 90 hari.

· Laporan yang menunjukan variansi dari normal, misalnya laporan yang ingin menunjukan berapa perbedaan antara arget penjualan dan penjualan sebenarnya.

Model Matematika

Jenis software SIM kedua berbentuk model matematika. Model matematika dapat dikategorikan dalam tiga karakteristik yaitu pengaruh waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan optimisasi. Model matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat dibedakan menjadi model statis atau dinamis, model dinamis memiliki variabel waktu, sehingga hasil simulasi akan berdasarkan pada periode analisisnya. Model matematika berdasarkan tingkat keyakinan, mencakup model deterministik atau model probabilistik. Model deterministik adalah model yang hasilnya akan diketahui dengan pasti jika nilai variabel-variabel yang membentuknya diketahui. Model probabilistik akan menghasilkan kemungkinan-kemungkinan walaupun variabel yang membentuknya diketahui dengan pasti.
Model berdasarkan kemampuan optimasi dibedakan menjadi model optimasi atau suboptimasi. Model optimasi adalah model yang dapat memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif, untuk mencapai model ini masalah harus memiliki struiktur yang sangat baik. Model suboptimasidisebut juga model satisficing model, memungkinkan manajer memasukan serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer memutuskan hal itu. Model EOQ adalah model yang memiliki karakteristik statis, deterministik, dan optimasi.

Kelebihan dan Kelemahan Model Matematika Seorang manajer yang menggunakan model matematika akan memperoleh keuntungan:

• Pembuatan model merupakan pengalaman belajar.

• Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan secepat mungkin dibanding menunggu setelah keputusan dibuat.

• Model menyediakan daya prediksi yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain.

• Model lebih murah dari pada metode trial and error. Pembuatan model memang mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari keputusan yang buruk.

Kelemahan utama penggunaan model matematika:

• Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model sistem bisnis sering menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang mempengaruhi. Hilangnya faktor dominan akan sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkannya.

• Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk mendapatkan model yang tepat. Identifikasi faktor secara lengkap tidak akan berguna jika pemodel tidak memiliki kemampuan untuk menghubungkannya dengan operator-operator matematika yang tepat.

Output Model

Simulasi model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan output yaitu:

• Output tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan angka yang digunakan jika semua data perlu ditampilkan.

• Output Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di rintis oleh Lotus dam Microcomputer. Kini tampilan grafik menjadi suatu fiturt wajib yang harus disediakan sistem informasi.

Grafik memiliki kemampuan untuk:

• Menyimpulkan dengan cepat

• Mendeteksi trend dari waktu ke waktu.

• Meramalkan suatu kejadian.

• Mencari gambaran sederhana dari suatu situasi.

Memilih grafik yang baik menurut Jarvenpaa & Dicson adalah:

• Diagram garis/batang, digunakan untuk menyimpulkan data.

• Diagram garis/batang berkelompok, untuk melihat trend.

• Diagram batang berkelompok lebih baik dari pie chart, untuk menyajikan bagian-bagian dari suatu keseluruhan.

• Diagram garis/batang berkelompok, baik untuk membandingkan berbagai pola variabel dibanding diagram garis/batang bertumpuk.

• Gunakan batang horisontal dari pada batang vertikal saat membandingkan berbagai variabel.

• Tempatkan nilai pada ujung batang horisontal untuk memudahkan pembacaan.

• Gunakan garis tunggal atau batang untuk membandingkan titik-titik data individual antara variabel.

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)

Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:

• Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.

• Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.

Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:

• Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.

• Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.

• Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.

• Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.

Jenis DSS

Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.

• Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan persediaan.

• Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.

• Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan.

• Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari sebuah model matematika.

• Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di Houston dll.
Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika.

Tujuan DSS

• Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur.

• Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.

• Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.

SISTEM PAKAR (ES)

Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.

Karakteristik Sistem Pakar

• Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman.

• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru.

• Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).

• Memecahkan masalah dengan penalaran.

• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.

Bagian Sistem Pakar

User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar.

1. Input terdapat empat metode yaitu

• Menu

• Commands

• Natural Languange

• Customized Interfaces

2. Output Sistem Pakar , antara lain:

• Penjelasan dari pertanyaan

• Penjelasan dari penyelesaian masalah

3. Knowledge Base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang lain dalam urutan yang logis. Istilah problem domain digunakan untuk menjelaskan area masalah.

4. Interference Engine, adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine menguji aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi benar naka satu tindakan diambil.

5. Development Engine, adalah alat yang digunakan untuk menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell.

Contoh Sistem Pakar

• XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.

• MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.

• PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli geologi.

AUTOMASI KANTOR (OA)

Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:

• Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.

• Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.

• Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

• Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.

Tujuan OA

• Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja.

• Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer

• Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.

Aplikasi OA

• Word Processing

• E-mail

• Voice Mail

• Electronic Calendaring

• Audio Conferencing

• Video Conferencing

• Computer Conferencing

• Facsimile

• Videotex

• Imaging

• Desktop Publishing

Kesimpulan

Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :

· penghematan waktu (time saving)

· penghematan biaya (cost saving)

· peningkatan efektivitas (effectiveness)

· pengembangan teknologi (technology development)

· pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).

Saran

- Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.

- Pengembangan sumber daya manusia sangatlah perlu dilaksanakan dalam menunjang perkejaan yang melibatkan CBIS

Daftar Pusaka

- http://febriansatria.wordpress.com/2012/11/07/computer-based-information-system-cbis-pengertian-cbis/

- http://books.google.co.id/books?id=471eLm2dtssC&pg=PA14&lpg=PA14&dq=Evolusi+Computer+Based+Information+System+%28CBIS%29&source=bl&ots=IlH04t6oEc&sig=GoIIWOtg8jwm84MYlHsHS-3Z-0U&hl=id&sa=X&ei=J9l5UOmzDMutrAeT1oFI&sqi=2&ved=0CCkQ6AEwAA#v=onepage&q=Evolusi%20Computer%20Based%20Information%20System%20%28CBIS%29&f=false

- http://www.perpuskita.com/cbis/624/

- http://sekolahtinggiilmuekonomiindonesia.wordpress.com/2011/09/

Artikel , SI

Tuesday, September 20, 2016

Peranan CBIS Dalam Sebuah Organisasi atau Perusahaan

Subsistem Pengembangan Sistem Informasi

1) Sistem Informasi Akuntansi

2) Sistem Informasi Manajemen

3) Sistem Pendukung Keputusan

4) Sistem Otomatisasi Perkantoran

5) Sistem Ahli

No comments:

SEARCH

Popular Posts

Labels

Followers

Blog Archive